CASO DE ESTUDIO // AUTOMATIZACIÓN
Automatización de carga de horas en SuiteCRM
Desarrollo de una herramienta de automatización para SuiteCRM orientada a agilizar la carga de registros de tiempo mediante dos flujos de trabajo: importación estructurada desde Excel y procesamiento inteligente de reportes narrativos en Word mediante IA.
El proyecto combina Python, Playwright y OpenAI para convertir información manual o semiestructurada en registros listos para cargar en SuiteCRM, reduciendo tareas repetitivas, minimizando errores de entrada y mejorando el control del proceso mediante validaciones, modo de prueba y registro histórico de subidas.
EL RETO
La carga manual de registros de tiempo en SuiteCRM suponía un proceso repetitivo, propenso a errores y poco eficiente, especialmente cuando la información provenía de distintas fuentes o formatos.
El reto consistía en automatizar este flujo sin modificar el CRM original, manteniendo compatibilidad con SuiteCRM v7.11.10 y permitiendo trabajar tanto con datos estructurados en Excel como con reportes narrativos escritos en Word.
Además, era necesario incorporar un sistema seguro de revisión previa, validación de datos y trazabilidad de subidas para evitar registros incorrectos y facilitar el mantenimiento futuro del proyecto.
"Automatizar no era solo rellenar formularios más rápido, sino convertir información dispersa en registros fiables, validados y listos para subir al CRM."
LA SOLUCIÓN
Se desarrolló una herramienta en Python con una arquitectura modular capaz de procesar registros desde dos fuentes diferentes: archivos Excel estructurados y documentos Word interpretados mediante inteligencia artificial.
La automatización utiliza Playwright para interactuar con SuiteCRM de forma controlada, centralizando los selectores del CRM en un único archivo para facilitar el mantenimiento ante futuros cambios de versión. Además, se incorporó un sistema CLI con flags para ejecutar cargas reales, pruebas en modo dry-run y flujos con o sin pausa de depuración.
En el flujo con IA, el sistema extrae información desde reportes narrativos en Word, la transforma en datos estructurados y solicita confirmación antes de subirlos al CRM, combinando automatización con control humano.
Carga automatizada desde Excel
Procesamiento de archivos Excel estructurados con columnas normalizadas para proyecto, tarea, horas y fecha, permitiendo transformar registros tabulares en cargas automatizadas para SuiteCRM.
Procesamiento de reportes con IA
Extracción inteligente de datos desde documentos Word mediante OpenAI, convirtiendo descripciones narrativas de trabajo en registros estructurados listos para validar y subir.
Automatización con Playwright
Interacción automatizada con SuiteCRM mediante navegador controlado, sin necesidad de modificar el CRM original ni desarrollar integraciones internas sobre su código base.
Flujo seguro de validación
Sistema de ejecución con modo dry-run, pausa de depuración, confirmación previa y registro histórico de subidas para reducir errores y mantener trazabilidad del proceso.
IMPACTO TÉCNICO
El proyecto permitió transformar una tarea manual y repetitiva en un flujo automatizado, controlado y mantenible, reduciendo la dependencia de la introducción manual de datos en SuiteCRM.
A nivel técnico, la solución se diseñó con una arquitectura separada por responsabilidades: procesamiento de fuentes de datos, automatización del navegador, selectores centralizados y punto de entrada CLI unificado. Esta estructura facilita el mantenimiento, permite ampliar nuevas fuentes de entrada y reduce el impacto de posibles cambios en la interfaz del CRM.
La incorporación de IA añadió una capa de flexibilidad al sistema, permitiendo trabajar no solo con tablas estructuradas, sino también con reportes escritos en lenguaje natural. Esto convirtió el proyecto en una solución más adaptable a flujos reales de trabajo.
Automatización compatible con registros estructurados en Excel y reportes narrativos en Word procesados mediante IA.
Sistema de comandos con flags para pruebas, cargas reales, depuración y ejecución directa según el contexto de uso.
Selectores centralizados y probados sobre SuiteCRM v7.11.10 para facilitar el mantenimiento ante futuros cambios.